办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。

　　根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括：会议名称、主办单位、协办单位、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场布置、安全、卫生、新闻报道、典型发言、颁奖、会议经费预算以及其它特殊要求。

　　1、会议一般应发书面或网上通知。电话通知的，应拟定简明扼要的通知稿，以传线、通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期注意事项、联系电线、通知范围：参会领导、其他参会人员、本单位列席人员、媒体记者及相关单位，确定报名日期，要求在报名截至日期之前反馈参会人员的姓名、性别、单位、职务和联系方式。

　　5、邀请省部级领导参加的会议，要以文件形式向领导人或者有关部门发邀请函。

　　由相关单位负责会议文件的准备，对需向大会提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发，并与会务承办部门做好协调工作。会议文件主要有：

　　1、会议主体文件，包括主持辞、主题报告、专题报告、决议、领导讲线、会议程序文件，包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程序等。

　　（1）主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列会务，以主席台座位为准，无论人数单、双，均以最高领导为中心，然后依先左后右次序排列。如领导对座次安排有特殊交待，按领导意见办。

　　（2）标识座次的方法，采用在主席台或会议桌上摆放座签、在与会人员入场券上注明座次等方法。

　　（4）有一定级别领导人参加的会议，要在主会场旁边准备休息间，以准备领导人提前来了有休息的地方。

　　（2）会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。铺有台布的桌面应干净整齐、颜色统一。

　　（4）会场内音响、线分钟重试，确保正常使用。同时准备备用品，随时应对突发情况。

　　（1）对表彰类会议，根据需要安排礼仪人员、音乐等。要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥。

　　1、住宿。提前统计好住宿人数、性别、民族、预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配方案，安排宾馆值班等。由会务人员提出要求，督促所在宾馆落实。

　　2、就餐。掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前2天确定就餐地点、食谱，安排卫生防疫，制作餐证等。由会务人员提出要求，督促餐厅、防疫部门落实。

　　提前制定周密方案或者开列用品准备清单，将所用物品的名称和数量详细列出。主要包括：

　　1、制作证牌。包括：座位牌、出席证（列席证）、工作证、车辆通行证、奖状、证书、文件袋等。

　　2、印制会务手册。包括：议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就餐安排、乘车安排等。

　　3、特殊会议，如召开选举性会议，应准备选票、选票箱、封条等，并准备填写选票用笔等物品。

　　根据会议需要，院党委宣传部做好新闻报道工作或与新闻单位联系协助做好会议新闻报道工作，会议新闻稿件应经有关领导审批。

　　根据会议需要，院后勤管理部门制定或与医院和防疫部门联系，安排卫生防疫人员驻会并制定应急预案。

　　会议召开前，由办公室领导牵头对上述会议准备工作进行检查、调度，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保大会按时顺利召开。

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