办文、办会、办事是办公室三大基本职能，也是办公室最容易出错的工作。容城县委办公室以“办会零失误”为目标，严格按照《县委办公室会务工作流程细则》和《县委办公室会务工作流程图》要求，结合会务工作实际，认真谋划，细致准备，精心组织，不断提高县委会议承办质量和水平。

　　会议筹备之初，县委办办公室本着”宜早不宜晚”的原则，提前谋划、及早部署，做到思想上高度重视、精力上重点倾斜、细节上重点考虑，确保万无一失。一是细化会议方案。领取会议任务后，提前对接会议场地、活动点位、接待安排，合理安排会议议程，强化与文件起草组、宣传报道组、后勤服务组、安全保障组的沟通，密切配合、通力协作，共同推进筹备工作全面有序进行。二是健全应急预案。对县委大型会议的任务和分工进行逐项推演，对可能出现的情况和问题提早研究解决办法，制定详细的分工明细表，确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。三是明晰会议要求。下发会议通知、制定签到表，对汇报、着装、请假程序等进行规范，加强乘车管理，协调电力、网络等部门做好保障，组织综合、督查人员跟会并做好会议记录。

　　周密准备是开好会议的基础。县委办公室在全面准备的基础上，反复考虑，仔细检查，确保会务事项清楚、细致、环环相扣。一是保持会场整洁，协调物业人员，擦拭桌椅、清理地面、通风消毒；做好话筒、音响调试，核对条幅会标内容，提前对视频会议信号进行调试。二是做好会场布置，综合考虑会议内容、参加人数、会议效果等因素，按顺序合理设置席位、摆放桌牌，力求做到与会人员顺序不乱、层次分明。三是校核会议材料，按议程顺序进行摆放，无纸化办公类会议提前准备好电子版文件会务工作分工明细表，使用OA系统的，及时提醒参会领导携带IPAD等相关设备。

　　只有热情周到地做好服务工作，灵活处置会中突发事件，准确把握会议进程，才能够作出准确的判断，使各个环节有机衔接。一是组织会前签到。核实摄像报道人员、会议记录人员是否到会；至少会前5分钟及时提醒催促未到会人员，及时调整未参会人员位置，严禁出现空位现象，保证会场整体效果。二是维持会场秩序。安排专人引导不熟悉会场的人员入座，宣读会场纪律，对着装情况进行检查；分议题召开的会议，严格按照参会范围衔接好参会人员进出会场秩序。三是紧盯会场动态。实时跟踪会议进程，全程督导会风会纪，做好会中各项保障工作，出现特殊情况第一时间启动应急预案，确保会议不受影响。

　　县委办公室注重把总结的意识贯穿到会前、会中、会后服务保障的全过程，养成收集思想火花、点滴经验的习惯。一是统筹做好会后服务。注重统筹衔接，提前拟定大会闭幕后后续会议或活动的组织实施方案，做好组织协调工作。二是全面做好会后总结。及时总结经验教训，对会中发现问题、领导指出不足纳入办会要求，修改和完善现有会务工作流程和工作规则，以今后做好会务工作提供指导。三是及时整理会议资料。牢固树立档案意识，会后安排专人将会议方案、发言材料、领导讲话、上会文件等收集起来，按类别整理成资料汇编，归档管理，以备查考。同时，根据保密原则，做好涉密材料回收清查。